会社設立に用意すべき必要書類について

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会社設立に用意すべき必要書類について

1 公証人役場に提出する書類

公証人役場に提出する書類

株式会社を設立する際には、公証人役場と法務局に出向かなければなりません。
ここでは実際の手順どおり、まず公証人役場に提出するための書類から説明していきます。

1.1 定款

定款は、「会社の憲法」と呼ばれ、会社の基本的なルールを定める文書です。
株式会社の設立には必ず必要な書類で、会社保管用原本、公証人役場提出分、法務局提出分の計3通を作成します。

定款では、新しく設立する会社の次の事項等を決めます。

  • 設立日
  • 商号(社名)
  • 事業目的
  • 本店所在地
  • 公告方法
  • 発行可能株式総数
  • 株式の譲渡制限
  • 取締役の員数
  • 取締役の任期
  • 事業年度
  • 設立に際して出資される財産の価額
  • 最初の事業年度
  • 設立時の役員
  • 発起人(設立時の株主)

定款のひな形をダウンロードしたりして、一般的な定款を真似て作ることも可能ですが、
自分の会社だけの、一般的でないルールを設定したい場合は知識が必要になります。

作成が終わると、発起人全員で公証人役場に出向きます。
出席できない発起人がいる場合などは、委任状も事前に準備しておく必要があります。

1.2 株主全員の印鑑証明書

公証人役場に出向く際には、発起人、つまり設立時の株主全員の印鑑証明書を1通ずつ用意してください。
この後、取締役に就任する方は法務局でも印鑑証明書を使用しますので、先に2通取得しておきましょう。

各株主それぞれの住所の役所で取得できます。実印の登録をまだしていない方は、同じ場所で
印鑑登録から行なってください。

株主全員が公証人役場に行けない場合は、行けない方の委任状を定款の表紙につけて、
実印を押してもらっておく必要があります。

<@>その場合でも、行けない方の印鑑証明書は持参が必要となります。

2 法務局に提出する書類

法務局に提出する書類

公証人役場で定款を受け取ったら、次は法務局に持参する書類の準備にかかります。
二度手間にならないよう下の項目を参考に、訪問する前に書類をきっちりと揃えておきましょう。

2.1 登記申請書

法務局で設立登記を依頼するためには、法務局への申請書が必要です。
申請書の記載事項は定められていて、A4一枚におさまるような内容です。

2.2 定款(認証済み定款)

1の手順を終え、手に入った定款(公証人役場で認証が済んだもの)も必ず持参してください。

2.3 取締役・代表取締役の就任承諾書

役員に就任する方の承諾を証する書類です。これもA4一枚でおさまる簡単な内容です。
役員全員の分が必要です。

2.4 発起人の決定書

発起人全員が会社に出資した金額を証する書面です。これもA4一枚でおさまる簡単な内容です。

2.5 (資本金の)払込を証する書面

発起人から資本金を集めるには、発起人(株主)のどなたかの個人の銀行口座を使用します。
とくに新しい口座を開設する必要はありません。
会社の準備段階では、まだ新しい会社の法人口座は開設できないため「発起人となる個人の銀行口座」に
資本金を振り込んでください。

そして、その個人口座の口座情報が掲載されているページの写しと、
資本金の入金があったことが分かる取引履歴のページの写しを用意し、
表紙に「払込みがあったことを証する書面」というA4一枚の、資本金総額を記載した紙をつけて
製本(ホッチキス止め)しましょう。

2.6 印鑑届出書

新しい会社の実印を届け出る書面です。このため、会社の実印は事前に発注しておくと、
業者での印鑑作成の待ち時間が発生しないためスムーズに進むでしょう。

2.7 代表取締役・取締役個人の印鑑証明

公証人役場に行く際の必要資料に「株主の印鑑証明書」がありましたが、
こちらは「役員になる方の印鑑証明書」を1通ずつ用意してください。

各役員それぞれの住所の役所で取得できます。実印の登録をまだしていない方は、同じ場所で印鑑登録から行なってください。

2.8 登記すべき事項を保存したCD-RまたはFD

「登記すべき事項」という書類の用意が必要なのですが、決まった書式に記載しなければならないので、
お薦めはテキストデータで作成し、CD-RまたはFD(フロッピーディスク)で用意することです。

作成は簡単で、定款で決めた会社の概要を記載していくだけです。

以上を用意し、法務局に行って、法人の登記が完了すれば、一旦会社は出来上がりです。
あとは履歴事項全部証明書(登記簿謄本)の作成を待って、法人口座の作成や、もろもろの契約などを進めていくことになります。

3 税務署に提出する書類

税務署に提出する書類

法人の登記が終わり、履歴事項全部証明書が入手できたら、「会社を設立しました」という
報告を税務署にも行わなければいけません。
ここでは「税務署」へ提出する届出書の説明だけをしますが、同時に「都税事務所」「県税事務所」
「市区町村役場」にも同様の届出書を提出する必要があります。内容はほとんど同じなので同時に
作業してしまいましょう。

3.1 法人設立届出書

本店所在地を管轄する税務署に、設立の日から2ヶ月以内に提出しなければなりません。
定款の写しや履歴事項全部証明書も添付して提出します。

3.2 給与支払事務所等の開設届出書

法人の設立日から1ヶ月以内に提出します。
会社設立直後にスタッフは雇わないよ、という方も代表取締役にはお給料を払うことになるはずですので、
法人設立届出書とセットで提出しておいたほうが良いでしょう

3.3 青色申告の承認申請書

法人の設立日から3ヶ月以内に提出しなければ、設立初年度の青色申告のメリットを
得ることができなくなりますので、設立後の書類のなかで税理士が最も注意を払うものです。

青色申告とは、毎年の法人税の確定申告をするにあたり、きっちりとした帳簿を作成して
適正な経理をしますよという会社の意思表明であり、そういう会社には税務署が税金的な
優遇措置をもうけてくれているのです。

青色申告を選ばない法人の申告は「白色申告」と呼びます。
法人で帳簿を作成しないところは、ほとんど存在しませんので、
9割以上の会社が青色申告を選択しています。

3.4 源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書

この書類は提出義務はないのですが、提出しておいて損はありません。

会社設立後、お給料の支払い(代表取締役・取締役に対する報酬も含む)が発生した場合は、
源泉所得税を天引きし、会社が本人の代わりに納税しなければならないのですが、
その納税の期日を先延ばしにできる書類です。

通常、お給料を支払った月の翌月10日までに毎月納税しなくてはならないのですが、
この書類を提出しておけば半年に一度、まとめて納税すれば済むことになります。

要件や、納税時期についての詳細は国税庁のホームページを参照してください。

会社設立後に必要な届出は税務署だけではありません。
税金関係だけでなく、労働保険関係、社会保険関係の3つがあります。

会社設立の手続きと流れについては下記URLを参照してください。

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