起業の世界Vol.19 会社設立に必要な書類

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起業の世界Vol.19 会社設立に必要な書類

起業の世界Vol.19 会社設立に必要な書類
 
  • ■ 印鑑証明などはまとめて取っておく
  • ■ 相談窓口などで事前に確認を

 

まずは登記までに必要な書類・手続きをチェック

ここからは、実際に会社設立に必要な書類や手続きについて見ていきます。
起業前の手続きとしては、まず公証役場での定款の認証、その後に法務局へ登記の申請を行います。もちろんそれぞれ違った書類が必要になってきますが、共通するものも存在します。それは発起人の印鑑証明書です。発行人が役員を兼任の場合は定款の認証時、登記申請時の両方で使用するので、必ず2枚ずつ発行するようにしておきましょう。

以下に主な必要書類をリスト化しました。特定の窓口でしか得られないものについては一番右の欄に発行場所を記しています。たとえば、法務局では登記申請に必要なOCR用紙や印鑑届出書が手に入ります。

発行場所と書類がわかれば、一回の訪問でもれなく書類を得ることができます。どこかに訪れる際は「ついで」でできる用事がないか、常に調べておくとよいでしょう。



発起人と役員が多すぎると準備が滞る可能性が

「署名捺印」「印鑑」の欄には、その書類に署名(記名)や捺印が必要な人物をあげています。代表取締役や取締役は「役員」、つまり実際に会社を運営する人で、資本金の出資者である「発起人」は経営権を持ちます。

見てのとおり、資本金の出資者である「発起人」には書類作成において幾度も協力を仰がなければなりません。各種書類の確認に、署名・捺印、契印、捨印……とにかく実印を使用する箇所がとても多いのです。実印ともなると借りておくわけにもいきませんので、なるべく全員がそろう機会を設け、一度に書類作成を行うのが理想です。

また、役員に関してもいえることなのですが、定款や登記内容は起業に関わる人物すべての同意(捺印)が必要になります。人数が多ければ多いだけなかなか話が決まらなかったり、全員で集まる機会も難しくなるでしょう。

こうした理由からも、発起人や役員は可能なら1人、または2~3人程度に抑えるのが良いでしょう(発起人と役員は兼任も可能です)。出資者に関しては、起業後に「株主」として募ることもできます。



事前に窓口などで専門家に相談を

ここから具体的な準備を始めていきますが、書類は専門用語や独特の書式でつくられているものばかりです。発起人に専門家がいれば別ですが、そうでない場合は公証役場や法務局の相談窓口など、専門家の手を借りるとよいでしょう。もちろん認証時や審査時に不備があれば指摘がありますが、それだけ手続きに時間がかかってしまいます。事前に防げる不備はつぶしておきましょう。



取締役会を発足する場合

取締役会とは、業務執行の意思決定機関で、取締役3人以上からなります。これが設置された会社は、業務についてを会議で決定し、それを代表取締役、または業務執行の委任を受けた取締役(業務執行取締役)が実行していきます。
どんなメリットがあるかというと、会社法で決められている事項に限り、本来株主総会を開いて決議すべきことを取締役会だけで決定・実行できる迅速性があります。反面、その分取締役を担う人材が必要で、役員報酬の額も跳ね上がります。有能な人材がいればとても有効な機関なのですが、なかなか難しいようです。



主な必須書類チェックリスト

● 公証役場への提出書類
書類名 署名捺印 印鑑 発行・担当部署
発起人全員の印鑑証明(発行後3か月以内) 市区町村役所が発行
定款×3 発起人
(記名でも可)
個人実印 発起人が作成
収入印紙4万円分(定款の1部に貼付け)


● 法務局への提出書類
書類名 署名捺印 印鑑 発行・担当部署
登記申請書 代表取締役 会社実印 代表取締役が作成
・登録免許納税付用台紙
・登録免許税額分の収入印紙(登録免許納税付用台紙に貼付け)
・OCR用申請用紙またはCD-R OCR用申請用紙は
法務局にて配布
定款 発起人 個人実印 発起人が作成
発起人の決定書
※合同会社は必要ない
発起人 個人実印 発起人が作成
取締役就任承諾書
※合同会社は代表社員のみ
取締役 個人実印 取締役が作成
代表取締役の就任承諾書 代表取締役 個人実印 代表取締役が作成
取締役全員の印鑑証明 市区町村役所が発行
払い込み証明書 代表取締役 会社実印 取締役が作成
・払込証明書
・通帳の該当部分3ページのコピー
会社実印の印鑑届出書 代表取締役 会社実印・個人実印 法務局にて配布
印鑑カード交付申請書 代表取締役 会社実印 法務局サイトにて
フォーマット配布


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