定款作成前に読みたい!電子定款の作成方法

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定款作成前に読みたい!電子定款の作成方法

会社の設立手続きでは、まず会社の根本規則となる定款を作成する必要があります。

定款は会社法という法律のルールに従って作成し、公証人から認証を受けることで有効なものとなります。

公証人から認証を受ける際には、紙ベースの定款を実際に公証役場に持って行って認証してもらう方法の他に、データのやり取りをオンラインで行って認証を受ける電子定款の方法があります。

ここでは電子定款の作成方法について解説させていただきます。

紙の定款と電子定款の違い

通常の紙ベースで作成する定款には、公証人の認証を受ける際に収入印紙(4万円分)を貼り付けなくてはなりません。

一方、電子定款を使う場合には収入印紙を貼り付ける必要がありませんから、会社設立にかかる費用を節約することができます。

ただし、電子定款を作成するためには電子証明書を挿入できるPDF作成ソフト(Adobe Acrobatを使うのが普通です)が必要になります。

また、電子証明書を取得するためには、マイナンバーカードとICカードリーダが必要になりますから、こちらも準備しておかなくてはなりません。

Adobe Acrobatは3万円強、ICカードリーダは3000円程度で購入できます(アマゾンなどで売っています)

電子定款によって収入印紙代4万円は節約することができますが、Adobe AcrobatやICカードリーダが手元にない場合にはこれらを購入(合計で3万円強)しなくてはなりませんから注意してください。

電子定款作成前に手元に準備するもの

上でも少し触れましたが、電子定款を作成する前に、以下のようなものを手元に準備しておきましょう。

  • Wordファイルなどで作成した定款のデータ
  • Adobe Acrobat(同じ機能があるソフトなら別の物でもOK)
  • マイナンバーカード(電子証明書を取得するのに必要です)
  • ICカードリーダ
まずWordファイルで定款を作成する

Wordファイルで作成する定款は、会社法のルールに従ったものである必要があります。

定款には、まず必ず内容に含めなくてはいけない絶対的記載事項(会社の事業目的や商号、本店所在地などが該当します)を記載します。

絶対的記載事項の他にも、相対的記載事項任意的記載事項という項目があります。

相対的記載事項とは、ルールを定めるかどうかは任意ですが、定める場合には必ず定款に記載しなくてはいけない項目です(株式の譲渡制限や現物出資の内容など)

任意的記載事項とは、記載するかどうかは自由に決められる項目です(会社の事業年度や役員報酬を決めるルールなど)

定款の内容はいったん決めると後から変更するのが大変ですから、作成時点でしっかりと内容を吟味しておかなくてはなりません。

定款を電子化(PDF化)する

WordファイルはAdobe Acrobatを使ってPDFファイル化しますが、その前に公証役場に内容に問題がないか確認しておくとよいでしょう。

設立する会社の本店所在地を管轄する公証役場に電話をかけ、ファックスでやりとりすることで定款の内容に不備がないか確認してもらうことができます。

内容に問題がなければ、WordファイルをPDFファイルに変換します。

電子署名を取得して電子定款に挿入する

PDFファイル化した電子定款には電子証明書を挿入する必要があります。

電子証明書はマイナンバーカードICカードリーダを使い、各種の電子証明書発行機関で手続きすることで取得することができます(登記所が発行する「商業登記に基づく電子証明書」が使い易いです)

電子証明書をデータで取得したら、PDFファイルに挿入しましょう。

これで電子定款のデータの準備ができたことになりますので、次に電子認証の手続きに進みます。

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